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2018/08/03

合併列印時,經過計算後的小數點控制問題

技巧:在合併欄位功能變數之後,加上 \##.## 即可。如果整數也希望出現兩位小數點,就改成\##.00

以學校成績為例,可能要產生一些以個人為主的成績單。其中,成績是於Excel中建立。
而如學期成績,是經過一個看起來有點複雜的公式運算而成。


基本上要達到此一功能,只要在Word中使用「合併列印」的功能即可。


但產生結果時,針對這些計算欄位,會顯示一些不可預期的小數點位數。


要解決這個問題,以上圖來說,關鍵在於«學期成績»這一欄位。處理步驟如下。
Step1:在Word編輯文件上,於«學期成績»合併欄位按下滑鼠右鍵,選取使用「切換功能變數代碼」
Step2:把{MERGEFIELD 學期成績}中,"學期成績"之後加上"\##.##"


如果要一次顯示所有的合併欄位的變數代碼,可以按下Alt+F9來進行。










2015/12/10

使用Excel 創建隨著資料變化而產生的資訊圖表(Infographics)

資訊圖表(Infographics) 肯定是內容行銷中,將海量數據轉換成更清晰易懂圖表的一種工具。 它除了可以化繁為簡外,另外,有趣而生動的圖表,能有效吸睛,也必能更有效吸引網路族群進行轉貼。

哪一種表現方式吸睛,應該是很容易判斷
上方的長條圖是Excel基本的統計圖表功能。而約莫於Excel 3.1以後的版本,都可以把長條圖區域以自己的圖片來取代。然而。這樣的作法,總是侷限於資料區域部分的替換。
如果今天要產生一份,如下圖的資訊圖表,以電池的外型為視覺的引導,然後蓄電量的100%來呈現,例如是大學某些科系,產學達成率的統計。

以電池外型電量來代表某一達成率

這個時候,則必須有不一樣的做法。
其實,當我們了解了Excel統計圖的類型,以及,掌握了「去背」、「簍空」、「圖框」等概念後,要產生類似上圖的,則會變得相當容易。事實上,不論你在Excel或是PPT中,要產生類似的圖形,你只需要準備有一些「PNG」去背(去主體)的檔案。

收集足夠的PNG檔案
從網路上收集或是自行製作,放到PPT或是Excel就可以開始作業了。

Step1: 先在Excel中,建立一個簡單的圖表。如本範例的長條圖。

改變類別間距

Step2: 接著輕按兩下資料點,將「數列重疊」與「間距」都設為0。讓資料點重疊。
Step3: 接著把標題與不需要的資訊元件,如圖例,都移除。同時可以給不同資料點設定不同的色彩。

改變資料點顏色

Step4: 然後將電池外框的PNG圖檔,複製到統計圖上。調整大小,讓電池中間簍空的部分,高度為0-100%。PNG圖檔的寬度與資料點的寬度一致。
Step5: 複製調整好的PNG圖檔,覆蓋其他三個資料點。

套上PNG圖

Step6: 加上資料標籤。並適度調整,就大功告成。
Step7: 最好設定數值軸,固定最大值是1(100%)這樣,圖形比較能保持固定。接續,如果數字有變化,資訊圖表就會重新調整。
Step8: 以上的作法,在PPT中,完全一樣。

相同的做法可以適用於PPT中建立資訊圖表

參考範例(改編自@http://www.showeet.com/ 免費範本)