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使用Word進行長文件編輯

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上一次，自己使用長文件編輯的功能，應該是1998年，寫博士論文的時候。已經忘記了自己是使用哪一個Word版本。但自動目錄、圖表標號等等的功能，顯然那時候就有了。最近，因為某些因緣，又重新看看新版本(Word 2013)到底有哪些功能，對長文件編輯是有幫助的。同時，整理起來，給有需要製作報告、企畫書、評鑑、論文等等文書作業的人，可以參考。

那些是必要(或是有更好)的元件

A. 封面B. 目錄(章節目錄與圖表目錄)C. 具有階層性的章節標題與數字編號D. 本文E. 表格、統計圖表、SmartArt、.....F. 附錄

STep1: 建立樣式

一般來說，進行長文件的編輯，首先就應該考量，文章中有多少種「類型」的資料。其中，「內文」、「標題1」、「標題2」、「段落清單」幾乎都是必然會出現。每一種「樣式」主要由以下的項目所構成。
A.字型
B.段落
C.編號
此三項目為核心項目。對於長文件編輯影響最大。其他還包括，定位點、框線、圖文框、快速鍵與文字效果等等。
第一步驟，就是先針對進行的長文件的各種類型資料，設定樣式。例如，你希望的「標題1」(一般來說就是章的標題)包含那些性質。

其中，常見的排版錯誤，包括以空白鍵縮排、以Enter鍵拉大段距等等，或是進行凸排，都應該直接按照對於樣式的定義，而於「段落」中設定。
又如，針對大標題，我們要求，不可以落單，因此，必須設定為「與下段同頁」，包括標題，或是圖表標題都應該是這樣設定。

但如果希望某些項目，如大標題，或是「數字編號」它會自動按照數字，如段落「壹、貳、參、肆」，或是數字「(1)、(2)、(3)、(4)」自動編號，則必須於「編號方式」中進行設定。設定自動數字編號的好處在於，當文章的段落或是項目有調整順序時，會自動進行編號的調整。

Stpp2:設定多層次編號針對長文件，通常包含有「章節」標題。如果「章」為第一層，則下一層為「節」，依序為小節。在前面，我們可以使用「樣式」功能，將各別樣式，包含「標題1」、「標題2」…等等分別設定樣式或是數字編號。但最好的做法是，將這些屬於「標題」層次(標題1 2 3)的數字編號，使用「多層次編號」來設定。如此，便可以自動在樣式中加入數位編號。

而這樣的設定方式，可以讓我們當針對章節段落的編輯，包括新增、刪除、搬移等等時，會自動的重新調整數字編號。同時，這也是「目錄」產生的重要依據。在章節的編號上，尤其當我們希望，章的編號是「第1章、第2章 …」而節的編號以第二節為例，依序是「2-1、2-2、2-3…,」則此時，關鍵在於設定第2層時，必須包含階層編號。

Step3 圖表標號在長文件中，我們時常會調整、新增、刪除段落，則透過「多層次清單」便可以完成，同時作為產生目錄的基礎。相同的，針對圖與表等項目，我們也常會希望加上「圖表編號」，並且希望能自動根據前後圖表編號來調整，也能自動產生圖表目錄。則此時，必須為圖表先設定。

Step4 產生目錄與圖表目錄
最後，都完成了所有設定後，可以於封面頁之後，產生目錄。不論要建立圖表標號，或是建立目錄、圖表目錄，都是從「參考資料」的功能中產生。
而預設的情況，目錄會產生到「樣式3」也就是第三層。但很多時候，即便編號有編到第3層，但目錄也不一定要編到第三層。此時，可以於「自訂目錄」中設定。

Step5 分節與頁碼重編當我們將目錄產生於封面頁之後，必然面臨，本文開始的頁碼，並非由第1頁開始。主要是因為，封面頁與目錄頁(甚至還有圖表目錄)會佔據幾頁。因為頁碼是連續編碼，因此，第一章，並非由第1頁開始編。
此時，必須完成以下步驟。
(1)、設定分節(2)、設定第二節(本文所在)的起始頁碼(3)、重新產生目錄頁如此便可以正確地完成所需要的目錄。
其中，當我們進行分節之後，要進行頁碼重編，則可以到頁首頁尾處，進行頁碼格式的設定。完成頁碼重編之後，最後，將游標選定於「目錄」處，按下「F9」功能鍵，進行目錄重編即可。圖目錄與表目錄的操作方式一樣。